Arquivo Municipal de Viana, no Espírito Santo, ganha nova organização

Por: Júlio Palassi

Com isso, a Administração garantirá a preservação da memória do município e permitirá agilidade nos processos

Novos tempos para Viana: Organização e agilidade caracterizam a reestruturação do Arquivo Municipal. Foto: Júlio Palassi

Depois de 16 meses, está concluída a organização e gestão documental do acervo do arquivo da Prefeitura de Viana e no próximo dia 19, no Teatro Municipal, às 19 horas, a prefeita Angela Sias fará a entrega do trabalho à população. Com isso, a Administração garantirá a preservação da memória do município e permitirá agilidade nos processos, uma vez que os documentos foram catalogados, conforme a temporalidade, e classificados num arquivo digital.

O trabalho foi elaborado pela empresa Pro-Memória e Serviços Ltda, que selecionou o acervo e reduziu de 12.500 caixas para 4.800. O ambiente ganhou mais espaço para circulação e um catálogo histórico, confeccionado com as descobertas da equipe, como os ofícios do século 19.

De acordo com a bibliotecária e arquivista Jacqueline Dantas, coordenadora do projeto, o catálogo é um documento condensado de todos os documentos históricos encontrados com cunho relevante e possuirá algumas imagens dos documentos destacados. “O catálogo será impresso e gerado também em formato digital (CD) para ser entregue a historiadores, pesquisadores, instituições de ensino, arquivo público estadual e outros interessados”, ressaltou.

Dentre os documentos de destaque, o município conserva um ofício do então prefeito Heribaldo Lopes Balestrero, que cita a passagem do imperador D. Pedro II por Viana em 1864. Além deste ofício, o documento que registra a criação e a escolha do nome do lugar também atrai a curiosidade. Trata-se de uma homenagem a Paulo Fernandes Viana, responsável por levar os primeiros europeus para morarem na vila.

“Cada um desses documentos, que são a memória da cidade e de seus habitantes, foi lido individualmente e analisado sob o foco histórico. Além de classificados, ordenados e cadastrados no sistema próprio para recuperação e disponibilização aos seus solicitantes”, explicou Jacqueline.

Volume inicial
Inicialmente, o acervo era constituído de 12,5 mil caixas de documentos das áreas administrativa, contábil, financeira, saúde, educação, obras, serviços urbanos, sendo muitos deles de cunho histórico. A partir de então, o conjunto documental foi higienizado, retirando-se a poeira, resíduos estranhos, barbantes, grampos, fitas adesivas, elásticos, marcadores, entre outros materiais.
 
A classificação dos documentos foi realizada por assunto, sempre com a preocupação de deixar com o código de maior prazo de guarda ou o código que tenha sido destinado à guarda permanente. O acondicionamento do acervo passou a ser em caixas de tamanho padrão identificadas com etiquetas-padrão.
 
O que muda
Com a nova organização, os documentos terão suas metodologias de arquivamento padronizadas, além da aplicação da tabela de temporalidade, instrumento arquivístico – este que tem como objetivo controlar o crescimento do acervo, pois esse define o prazo de guarda de cada documento e sua destinação final, que pode ser a eliminação, a microfilmagem, a digitalização ou mesmo o descarte.
 
“A solicitação dos documentos do arquivo se dará através de software que funciona via web, onde os usuários autorizados terão login e senha cadastrados, podendo restringir ao acesso”, destacou a bibliotecária.
 
Com esse Sistema, as atividades desenvolvidas passarão a ser todas informatizadas, desde o registro, a consulta, o empréstimo, a devolução e a eliminação de processos. Dessa forma cumpre-se a legislação vigente, procedendo-se todo o tratamento de preservação e resguardando o valor administrativo, fiscal, legal, histórico ou científico dos documentos.
 
Jacqueline Dantas ressalta ainda que as mudanças dos ambientes proporcionarão aos funcionários uma melhor qualidade no desenvolvimento das suas atividades.
 
Como funcionará o espaço
O espaço foi adequado às necessidades de armazenamento de documentos conforme Especificações técnicas do Conselho Nacional de Arquivos – CONARQ.
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_construo_de_arquivos.pdf
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/recomendaes_para_a_produo.pdf
http://www.conarq.arquivonacional.gov.br/Media/publicacoes/subsdios_poltica_de_arquivos.pdf

Fonte: Prefeitura Municipal de Viana

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