Preservação de documentos será tema de manual destinado a cartórios extrajudiais

[…]Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é fundamental padronizar os formatos[…]

Por: Regina Bandeira (*)

Cartórios brasileiros serão beneficiados com manual de preservação de documentos. Foto: pimentanamuqueca.com.br

Dentro de 30 dias, técnicos da Biblioteca Nacional e do Arquivo Nacional vão apresentar aos membros da comissão criada para reorganizar os documentos cartoriais brasileiros um conjunto de orientações que deverão dar origem a um manual a ser seguido pelos cartórios do país para a produção e conservação de documentos físicos e eletrônicos. Coordenada pelo Conselho Nacional de Justiça (CNJ), a comissão tem a missão de elaborar esse manual de conduta para os cartórios extrajudiciais até o final deste ano.

“Nossos documentos estão se tornando eletrônicos sem uniformização, sem norma. E como o trânsito dessas informações precisa ser integrado, é fundamental padronizar os formatos. Não estamos propondo a última palavra no assunto, mas um pouco de ordem no caos”, afirmou o juiz auxiliar da Presidência Antônio Carlos Alves Braga Júnior membro da Comissão Especial para Gestão Documental Extrajudicial do CNJ.

Em quinze dias, serão encaminhados questionários técnicos em preservação de documentos físicos e em produção e preservação de documentos eletrônicos que integram a comissão. As perguntas estão sendo elaboradas pelos registradores de imóveis que também fazem parte do grupo e por registradores e tabeliães convidados. São baseadas nas atividades específicas de notas e registro e em questões encontrados no dia a dia de trabalho.

Sistemas – Entre os temas que deverão ser esclarecidos estão, por exemplo, os formatos de documento eletrônico mais indicados para garantir a longevidade de documentos com conteúdo de texto, a resolução mínima da imagem a ser gerada na digitalização de documentos, os sistemas e métodos de geração de cópias de segurança de documentos eletrônicos e físicos e o uso da certificação digital.

Documentação dos cartórios carece de uniformização dos procedimentos de gerenciamento e conservação. Foto: CNJ

As regras para a preservação de documentos físicos e para geração e preservação de documentos digitais do serviço extrajudicial estão sendo discutidas com representantes de entidades de registradores e notários convidados, além dos próprios membros da comissão, há oito meses. Segundo o coordenador da Comissão Especial, o juiz auxiliar da Presidência do CNJ Marcelo Berthe, até o final do ano devem ser normatizados os padrões de emissão, digitalização e guarda de documentos dos cartórios brasileiros, diante das inovações tecnológicas disponíveis.

Comissão Especial – Instituída em dezembro de 2010, pelo Conselho Nacional de Arquivos (Portaria N. 94/2010), a Comissão Especial do CNJ foi criada para propor ações de modernização, organização e gestão dos documentos dos cartórios de Registro de Imóveis da Amazônia Legal. As regras para documentos eletrônicos, no entanto, serão aplicáveis a todos os cartórios do país.

Tais normas deverão estabelecer a convivência de documentos físicos com documentos provenientes de digitalização e documentos produzidos originalmente em formato digital. Também deverão tratar do uso de assinatura eletrônica, datador digital (“time stamp”) e padrões que permitam a intercomunicação de bancos de dados.
Espera-se que as novas regras entrem em funcionamento no prazo de um ano após a publicação pelo CNJ, e que elas estejam prontas para publicação até o final do ano.

(*) Publicado originalmente em 08/09/2011 pela Agência CNJ de Notícias

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