Política Estadual de Arquivos

LEI 19420/2011 – Política Estadual de Arquivos

11/01/2011 – Estabelece a política estadual de arquivos.

 
     O GOVERNADOR DO ESTADO DE MINAS GERAIS,
     O  Povo  do  Estado de Minas Gerais, por seus representantes,
decretou e eu, em seu nome, promulgo a seguinte Lei:

                            CAPÍTULO I
                     DISPOSIÇÕES PRELIMINARES

     Art.  1°  A política estadual de arquivos, que compreende  as
ações  do  Estado relacionadas com a produção, a classificação,  o
uso, a destinação, o acesso e a preservação de arquivos públicos e
privados, atenderá ao disposto nesta Lei.
     Parágrafo único. Para os fins desta Lei, considera-se arquivo
o  conjunto  de  documentos  de  qualquer  natureza  produzidos  e
recebidos  por  pessoa natural ou jurídica, qualquer  que  seja  o
suporte da informação.

     Art. 2° A política estadual de arquivos tem como objetivos:
     I – fortalecer a rede de instituições arquivísticas públicas;
     II  –  assegurar  a  adequada  administração  dos  documentos
públicos;
     III  –  preservar o patrimônio arquivístico público e privado
de interesse público e social;
     IV – atender às demandas informacionais do Estado para apoiar
o processo decisório;
     V  – assegurar o acesso às informações contidas nos arquivos,
observadas as disposições legais;
     VI  –  promover  o reconhecimento dos arquivos como  recursos
fundamentais para o desenvolvimento do Estado e da sociedade;
     VII  –  contribuir para a promoção da transparência do  poder
público por meio da documentação de suas ações;
     VIII – garantir o livre fluxo de informações entre o Estado e
a sociedade;
     IX – proteger o direito individual à privacidade na prestação
das informações contidas nos arquivos;
     X  – incentivar o uso de arquivos como fonte de pesquisa e de
informação científica e tecnológica;
     XI  –  promover  a  adoção de inovações e  o  intercâmbio  de
informações científicas e tecnológicas na área arquivística;
     XII  –  contribuir  para a constituição e  a  preservação  da
memória estadual e da nacional;
     XIII  – apoiar tecnicamente a constituição e a manutenção  de
arquivos nos Municípios;
     XIV  –  estimular a participação da sociedade na constituição
de arquivos públicos e privados de interesse social.

     Art.  3° A política estadual de arquivos será coordenada pelo
Conselho Estadual de Arquivos – CEA –, órgão colegiado de natureza
deliberativa, normativa, propositiva e consultiva, ao qual compete
estabelecer normas técnicas de organização dos arquivos públicos e
dos arquivos privados de interesse público e social.
     §   1°   Integram  o  CEA  representantes  das   instituições
arquivísticas  públicas estaduais e de instituições da  sociedade,
na forma do regulamento.
     §  2° O CEA instituirá câmaras temáticas para dar suporte  às
ações de sua competência.

     Art. 4° Para os fins desta Lei, são documentos:
     I  – correntes os que se conservam nas instituições de origem
em  razão  de sua vigência e de seu uso para fins administrativos,
legais e fiscais;
     II  –  intermediários  os  que,  originários  dos  documentos
correntes,  mantêm valores prescricionais e precaucionais  e,  por
essa razão, aguardam destinação, até que possam ser eliminados  ou
recolhidos para guarda permanente;
     III   –   permanentes  os  que,  originários  dos  documentos
intermediários, são definitivamente preservados devido a seu valor
informativo ou probatório.
     §  1° Os documentos permanentes de valor probatório, a que se
refere  o  inciso  III do caput deste artigo,  são  os  que  dizem
respeito  à  origem, à estrutura e ao funcionamento de instituição
ou registram informações sobre pessoa natural.
     § 2° Os documentos permanentes de valor informativo, a que se
refere  o  inciso  III do caput deste artigo, são  os  que  contêm
informações  relevantes  para a pesquisa  histórica,  cultural  ou
científica.

     Art.  5°  Considera-se  gestão de documentos  o  conjunto  de
procedimentos  e  operações  técnicas  relativas  à  produção,   à
classificação, à tramitação, ao uso, à avaliação e ao arquivamento
de  documentos, em fase corrente e intermediária,  visando  a  sua
eliminação ou a seu recolhimento para guarda permanente.

     Art.  6°  Os  documentos permanentes constituem o  patrimônio
arquivístico-documental de Minas Gerais.

     Art.  7° Os documentos permanentes são inalienáveis, e a  sua
guarda, imprescritível

                            CAPÍTULO II
                       DOS ARQUIVOS PÚBLICOS

     Art. 8° São arquivos públicos aqueles cujos documentos tenham
sido  produzidos  ou  recebidos pelos órgãos e  pelos  Poderes  do
Estado, bem como pelas entidades por ele constituídas.
     Parágrafo  único.  Para os efeitos desta  Lei,  consideram-se
arquivos  públicos, além dos previstos no caput deste  artigo,  os
conjuntos  de  documentos  produzidos ou  recebidos  por  entidade
privada prestadora de serviço público.

     Art. 9° A gestão dos arquivos públicos cabe ao poder público,
que   manterá  órgãos  especializados  e  garantirá  os   recursos
indispensáveis à guarda e à conservação dos documentos.

     Art.  10.  A  gestão, o recolhimento, a guarda permanente,  a
preservação  e  a garantia de acesso aos documentos públicos,  bem
como a implementação da política estadual de arquivos, competem às
instituições  arquivísticas públicas estaduais, no âmbito  de  sua
esfera de atuação.
     Parágrafo  único.  A  gestão  de  documentos  públicos   será
coordenada  pelas instituições arquivísticas públicas em  conjunto
com  os órgãos e as entidades que lhes deram origem, no âmbito  de
sua esfera de atuação.

     Art.  11.  São instituições arquivísticas públicas  de  Minas
Gerais os arquivos mantidos pelos Poderes Executivo, Legislativo e
Judiciário, pelo Ministério Público e pelo Tribunal de  Contas  do
Estado.

     Art.  12.  Serão  constituídas  comissões  de  avaliação   de
documentos de arquivo em cada unidade administrativa dos órgãos  e
dos  Poderes  do  Estado, nas entidades por ele constituídas,  bem
como nas entidades privadas prestadoras de serviço público, sob  a
coordenação da instituição arquivística pública responsável, com o
objetivo  de  selecionar os documentos de guarda permanente  e  os
que, destituídos de valores probatório e informativo, deverão  ser
eliminados.
     Parágrafo  único. As comissões a que se refere o caput  deste
artigo   elaborarão  os  instrumentos  técnicos   de   gestão   de
documentos, os quais serão submetidos à aprovação das instituições
arquivísticas competentes.

     Art.  13.  A  eliminação de documentos  públicos  depende  da
aprovação das instituições arquivísticas públicas a que se  refere
o art. 11 desta Lei.

     Art.  14.  Serão  publicados no órgão oficial  do  Estado  os
editais  de eliminação de documentos, com a divulgação dos  prazos
decorrentes da aplicação das tabelas de temporalidade dos órgãos a
que os documentos pertencem.
     Parágrafo  único.  Os  interessados nos  documentos  a  serem
eliminados  terão  prazo de trinta a quarenta e  cinco  dias,  nos
termos  de  regulamento,  para manifestarem  sua  discordância  em
relação  à  medida ou para requererem desmembramento de documentos
ou cópias de peças de processos.

     Art.  15.  É  assegurado  a  todos o  acesso  aos  documentos
públicos,  salvo  aqueles considerados sigilosos,  nos  termos  da
legislação vigente.

     Art.  16.  Poderá o Poder Judiciário, em qualquer  instância,
determinar  a  exibição reservada de qualquer documento  sigiloso,
sempre  que  indispensável  à defesa  de  direito  próprio  ou  ao
esclarecimento de situação pessoal da parte.

                           CAPÍTULO III
                       DOS ARQUIVOS PRIVADOS

     Art.  17.  São  privados os arquivos cujos documentos  tenham
sido  produzidos ou recebidos por pessoa natural  ou  jurídica  de
direito  privado, exceto os previstos no parágrafo único  do  art.
8°.

     Art.   18.  Arquivos  privados  poderão  ser  declarados   de
interesse público e social, mediante parecer do CEA aprovado  pela
autoridade competente no âmbito dos Poderes Executivo, Legislativo
ou  Judiciário, do Ministério Público ou do Tribunal de Contas  do
Estado.

     Art.   19.  Os  registros  civis  de  arquivos  de  entidades
religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil são
considerados de interesse público e social.

     Art.  20.  A  declaração  de que  um  arquivo  privado  é  de
interesse  público e social não implica a transferência do  acervo
para  guarda  em  instituição arquivística pública  nem  exclui  a
responsabilidade por parte de seus detentores pela guarda  e  pela
preservação do acervo.
     Parágrafo  único. O acesso aos documentos de arquivo  privado
de interesse público e social dependerá de autorização expressa de
seu proprietário ou possuidor.

     Art.  21. Os arquivos privados de interesse público e  social
poderão  ser depositados, a título revogável, ou doados, a  título
irrevogável, a instituição arquivística do Estado de Minas Gerais.

     Art. 22. Os arquivos privados declarados de interesse público
e  social  não  poderão ser alienados com dispersão  ou  perda  da
unidade documental, nem transferidos para o exterior.

     Art.  23.  O  Estado incentivará a proteção e  o  acesso  aos
arquivos privados de interesse público e social.

     Art.  24.  A  perda acidental, total ou parcial,  de  arquivo
privado  de interesse público e social será comunicada ao CEA  por
seu proprietário ou detentor.

                            CAPÍTULO IV
                        DISPOSIÇÕES FINAIS

     Art.  25.  O  poder público manterá cadastro  centralizado  e
atualizado  dos  arquivos  públicos e  dos  arquivos  privados  de
interesse público e social do Estado.

     Art.  26. A destruição ou a adulteração de documento de valor
permanente  sujeitam o responsável a penalidades  administrativas,
civis e criminais, nos termos da legislação em vigor.

     Art.  27. Na hipótese de cessação das atividades de órgão  ou
entidade  responsável  pela  guarda e pela  gestão  de  documentos
arquivísticos públicos e privados de interesse público,  o  acervo
será   transferido  à  instituição  sucessora  ou   recolhido   em
instituição arquivística pública da mesma esfera de competência.

     Art.  28. Ficam revogados os arts. 26 a 40 da Lei n°  11.726,
de 30 de dezembro de 1994.

     Art. 29. Esta Lei entra em vigor na data de sua publicação.

     Palácio  Tiradentes, em Belo Horizonte, aos 11 de janeiro  de
2011;  223º  da  Inconfidência Mineira e 190º da Independência  do
Brasil.

     ANTONIO AUGUSTO JUNHO ANASTASIA
     Danilo de Castro
     Maria Coeli Simões Pires
     Renata Maria Paes de Vilhena

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